Dans un billet récent, Scott Berkun donne 5 astuces pour garder les réunions sous contrôle, quantitativement et qualitativement.
Je vous les résume ici :

1. Se réunir dans une pièce fraîche, pour éviter l'assoupissement (spécialement après manger).
2. Supprimer les chaises : les gens debout sont nettement moins distraits. La méthodologie agile Scrum emploie cette technique.
3. Une alternative consiste à disposer de chaises subtilement inconfortables. Très fourbe, mais ça a l'air marrant.
4. La réunion doit être animée par un homme (ou femme) à poigne, qui saura la remettre sur les rails au moindre écart.
5. Distinguer les réunions utiles (de travail) des réunions inutiles (rapports, annonces, présentations...), et n'y convoquer que les personnes réellement intéressées.

J'y ajouterais :

1. Toujours préparer l'ordre du jour et le diffuser aux participants quelques jours avant la réunion, afin qu'ils puissent en prendre connaissance et préparer des questions et/ou arguments.
2. Annuler immédiatement la réunion si un prérequis n'est pas atteint (disponibilité d'un document, prise de connaissance du dossier par les collaborateurs...).
3. Reporter tout point non prévu par l'ordre du jour à une réunion ultérieure pour éviter la pollution de la réunion en cours.
4. Rédiger systématiquement un rapport synthétique dès la fin de la réunion, afin de conserver une trace factuelle des décisions prises et des actions à mener.

Et vous, quelles sont vos expériences de réunions ?